Was kostet ein Abiball?

Die Location ist der Posten, der alles andere festlegt: Termin, mögliche Personenzahl, oft auch den Caterer und die Auflagen zu Security und Sperrzeit. Deshalb kommt sie zuerst.

Die Zahl im Angebot ist selten die Zahl auf der Rechnung. Drei Posten kommen fast immer dazu und stehen selten im Aushang: der Aufbautag (meist eine halbe Tagesmiete), die Nebenkosten für Strom, Heizung und Hausmeister, und die Mehrwertsteuer, wenn der Preis netto ausgewiesen ist. Zusammen sind das rund ein Viertel mehr, als die Tagesmiete vermuten lässt.

Fragt gezielt nach: Miete netto oder brutto? Kostet der Aufbautag extra? Kommen Nebenkosten dazu? Wie hoch ist die Kaution? Sind Stühle, Tische und Endreinigung enthalten? Gibt es Auflagen zu Sperrzeit, Lautstärke und Brandschutz? Dürft ihr eigene Getränke mitbringen oder gibt es einen Ausschankzwang?

Größenordnungen inklusive alledem: kleineres Bürgerhaus rund 2.600 €, Stadthalle rund 4.400 €, große Eventlocation rund 7.800 €. Ein Freitag oder Sonntag kostet oft deutlich weniger als ein Samstag.

Im Rechner: 950 € Grundbetrag + 6,80 € je Person.

Nicht die Halle ist der größte Brocken, sondern die Verpflegung. Sie hat als einziger Posten keinen Grundbetrag und wächst mit jedem Gast: Bei 500 Personen sind 40 € pro Kopf schon 20.000 €, rund zwei Drittel eures Budgets.

Beim Essen entscheidet das Format: Fingerfood 15–25 € pro Person, Buffet rund 35 €, Menü mit Service 45–70 €. 10 € pro Kopf sind bei 500 Personen 5.000 €, mehr als die ganze Halle kostet.

Holt mehrere Angebote ein und fragt nach Mengen pro Person. Klärt Allergien, vegetarische und vegane Optionen früh, dazu ob Geschirr, Service und Abbau enthalten sind.

Bei den Getränken zählt, wer ausschenkt. Zahlt jeder Gast an der Theke selbst, setzt den Betrag auf das Essen herunter. Schenkt ihr selbst aus (mit Schankerlaubnis, siehe Posten 7), rechnet rund 10 € pro Person und vereinbart Kommissionsware, dann geht Ungeöffnetes zurück. Plant alkoholfreie Optionen großzügig, ein Teil von euch ist noch unter 18.

Die häufigste Fehlkalkulation: Ihr esst und trinkt mit, kauft aber kein Ticket. Wer nur für die Ticketgäste rechnet, dem fehlen bei 100 Schülern 4.000 €.

Im Rechner: 40 € je Person, kein Grundbetrag.

Erste Frage: Ist Technik in der Location enthalten? Viele Stadthallen haben eine feste Anlage, dann streicht den Posten.

Klärt: Wer baut auf und ab, bleibt ein Techniker vor Ort? Für Reden und Zeugnisübergabe braucht ihr mindestens ein Funkmikrofon. Daran wird oft gespart und es rächt sich sofort.

Stimmt es mit dem DJ ab. Viele bringen Anlage und Licht mit, dann reicht eine Ergänzung fürs Rednerpult.

Im Rechner: 800 € Grundbetrag + 1,60 € je Person.

Bucht den DJ schriftlich mit festen Setzeiten und einem abgesprochenen Musikrahmen. Mündliche Zusagen sind der Klassiker, der zwei Wochen vorher platzt.

Klären: Bringt der DJ eigene Anlage und Licht mit oder nutzt er die Technik der Location? Kommen Anfahrt und Aufbauzeit extra dazu? Wie lange ist die Gage kalkuliert und was kostet eine Stunde Verlängerung?

Empfehlungen aus den Jahrgängen vor euch sind mehr wert als jede Website.

Im Rechner: 1.000 € pauschal. Ein DJ spielt denselben Abend, ob 150 oder 1.000 Leute tanzen, deshalb wächst der Posten nicht mit der Gästezahl. Übliche Spanne 500–1.500 €.

Ab rund 150 Gästen ist Sicherheitspersonal Pflicht. Die Vorgabe macht die Location oder das Ordnungsamt und steht meist schon im Hallenvertrag. Das ist keine Zahl, die ihr selbst festlegt.

Security übernimmt Einlass, Ausweis- und Ticketkontrolle und Aufsicht. Die Ausweiskontrolle am Ausschank ist ein echter Haftungspunkt, kein Formalismus.

Im Rechner: ein Ordner je 100 Anwesende, 30 € die Stunde, sechs Stunden. Das sind 1,80 € je Person plus 120 € Pauschale.

Sobald öffentlich Musik läuft, fallen GEMA-Gebühren an, egal ob DJ, Band oder Playlist. Abgerechnet wird nach Raumgröße, nicht nach Gästezahl.

Meldet vor dem Termin an, eine Nachmeldung wird teurer. Manchmal übernimmt die Location das. Lasst es euch schriftlich geben, sonst meldet am Ende niemand an.

Die verbindliche Zahl bekommt ihr nur im Tarifrechner der GEMA; dort zählt auch, ob ihr Eintritt nehmt.

GEMA-Tarifrechner öffnen ↗

Im Rechner: rund 1,5 m² je Person (bestuhlt, mit Tanzfläche), daraus das passende Paket. 200 € Grundbetrag + 1,65 € je Person.

Zwei Dinge, die vor dem Ball erledigt sein müssen:

Die Veranstalterhaftpflicht deckt Schäden an Personen und Sachen. Die Prämie liegt bei 85–130 €, empfohlen sind 3 Mio. € Deckung für Personenschäden.

Die Gestattung nach § 12 GastG braucht ihr, sobald ihr selbst Alkohol ausschenkt. Gebühr je nach Gemeinde 25–200 €, meist 25–65 €, beim Ordnungsamt.

Fragt bei Schule und Förderverein nach. Sind die schon versichert, spart ihr die Haftpflicht komplett.

Dazu kommt je nach Ort eine Veranstaltungsanmeldung bei der Gemeinde.

Im Rechner: 80 € Mindestprämie + 50 € Gestattung = 130 € Grundbetrag, dazu 20 ct je Person.

Je nach Gästezahl und Auflage ist ein Sanitätsdienst vorgeschrieben. Fragt früh an und nennt Gästezahl, Dauer und Ort, an Sommerwochenenden sind die Hilfsorganisationen ausgebucht.

Die verbindliche Zahl kommt aus der Gefährdungsbeurteilung, die die Hilfsorganisation meist kostenlos für euch macht.

Im Rechner: ein Helfer je 150 Anwesende, 26 € die Stunde, sechs Stunden. Rund 1,04 € je Person plus 130 € Pauschale.

Legt zuerst ein Motto oder Farbkonzept fest, dann lässt sich jede Entscheidung daran messen. Typisch: Tischdeko, Eingang, Fotowand, Lichterketten, Ballons.

Hier lohnt sich Eigenleistung am meisten. Was ihr an ein paar Bastelabenden selbst macht, verkauft ihr nach dem Ball oft an den nächsten Jahrgang weiter.

Im Rechner: 300 € Grundbetrag für Eingang und Fotowand, dazu 1,60 € je Person für Tischdeko.

Kleine Geschenke für Lehrer, Schulleitung, Eltern und Helfer sind der Posten, den ihr am ehesten vergesst. Er fällt zwei Wochen vor dem Ball auf, wenn nichts mehr im Budget ist.

Selbstgemachtes kommt besser an: Fotobuch, Video, gesammelte Texte. Das braucht Vorlauf.

Im Rechner: 350 € Grundbetrag + 1,25 € je Schüler, denn mehr Kurse heißt mehr Lehrer.

Klärt zuerst, ob die Endreinigung in der Hallenmiete enthalten ist. Bei vielen Stadthallen ist sie das.

Räumt ihr selbst, teilt die Helfer für den Tag danach vorher namentlich ein. Am Morgen nach dem Ball findet sich sonst niemand und die Kaution ist weg.

Im Rechner: 110 € Grundbetrag + 25 ct je Person.

Eine Fotobox kostet für den Abend rund 300 €, meist inklusive Aufbau, Requisiten und Sofortdruck. Ein Fotograf liegt zwischen 400 und 900 €, je nach Stundenzahl und ob die Bilder bearbeitet dazukommen.

Besprecht, ob ihr beides braucht. Die Box bespaßt die Gäste über den Abend, der Fotograf liefert die Bilder, die später im Jahrgangsalbum landen. Viele Bälle nehmen nur eins von beidem.

Klärt Stromanschluss und Stellplatz mit der Location. Beim Boxanbieter: unbegrenzt drucken, und gibt es die Bilder hinterher digital? Beim Fotografen: Wie viele Stunden, wann kommen die Bilder, und dürft ihr sie frei verwenden?

Im Rechner: 700 € pauschal für Box plus günstigen Fotografen. Nehmt ihr nur eins, tragt den echten Betrag ein.